Acest modul opereaza in starnsa corelatie cu modulul 'Casa' (unde se va inregistra avansul spre decontare, precum si restituirea unor sume din decont) si modulul 'Terti' (unde se va urmari fisa tertului '542' si balanta acestuia). 

Deconturile de cheltuieli centralizeaza sumele primite de catre o persoana in scopul efectuarii diverselor plati, a sumelor efectiv platite si a sumelor restituite. Sumele pot fi si in valuta, caz in care pot aparea diferente de curs, pe care sistemul le calculeaza automat.

Adaugarea unui decont poate fi facuta atat in modulul ce gestioneaza deconturile, dar si direct in momentul acordarii unui avans spre decontare. Contul de lucru usual este 542 cu analitice functie de valuta folosita.

Imediat ce apasam butonul "Adauga" se deschide o fereastra in care trebuie sa selectam persoana de care "legam" acest decont. Daca persoana nu exista in sistem o introducem cu micul buton de "Adauga" din stanga jos a listei de selectie :

Alegem apoi persoana dorita, iar sistemul va afisa urmatoarea fereastra de introducere de date al noului decont :

Dupa ca validam datele introduse, apasand butonul Ok, putem sa introducem date despre tranzactiile efective :

Avansul de trezorerie este o plata din casa sau dintr-un cont de banca catre titularul decontului. Se vor introduce contul de trezorerie, data, explicatii si suma deoarece restul datelor sunt completate automat :

Restituirea este o incasare si reprezinta banii neutilizati

Plati efectuate cu introducerea actului ( de exemplu un bon de combustibil ) :

Plati efectuate fara a fi necesara introducera platilor ( ex. plata unei facturi ) :

Dupa efectuarea platilor ramane pe decont o suma care nu mai este restituita. Decontul poate fi inchis printr-o plata in contul 461.

In final decontul va arata astfel :

PROCEDURA INTOCMIRII SI EVIDENTIERII IN CONTABILITATE A OPERATIUNILOR EFECTUATE IN BAZA DECONTULUI JUSTIFICATIV DE CHELTUIELI IN VALUTA PENTRU DEPLASARI EXTERNE

Ordinul nr. 1850 din 14 decembrie 2004 privind registrele si formularele financiar-contabile reglementeaza nomenclatorul, modelele si normele de intocmire si utilizare a registrelor si formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de inseriere si numerotare.

1. DECONTUL DE CHELTUIELI

Decontul de cheltuieli se utilizeaza pentru deplasarile externe.

1. Constituie:

- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;

- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

- document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

2. Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata a deplasarii.

3. Circula:

- la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la intoarcerea din deplasare si calculul eventualelor penalizari de intarziere, care semneaza de verificare;

- la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata diferentei in cazul in care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasarii, suma cheltuielilor efective depaseste avansul primit;

- la casieria unitatii pentru plata diferentei, caz in care titularul de avans semneaza pentru primirea diferentei respective, fara a se mai intocmi document distinct.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a), Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4/a), dupa caz.

4. Se arhiveaza la dosarul de contabilitate / compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numele si prenumele titularului de avans;

- avans in valuta sau in valuta si in lei; sume decontate; diferente de restituit/primit;

- semnaturi: conducatorul unitatii, seful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, titularul de avans, persoana care verifica decontul.

2. STUDIU DE CAZ PRACTIC

1.Virarea banilor din banca in casierie

Se vireaza banii prin virament din banca in casierie unitatii, la cursul bancii comerciale din data tranzactiei, conform extrasului de banca.

581 = 5124.EUR

2.Inregistrarea banilor in casieria societatii

Se inregistreaza valuta in casieria unitatii, la cursul bancii comerciale din data tranzactiei, conform viramentului.

5314.EUR=581 2000 EUR

3.Acordarea avansului

Conform DISPOZITIEI DE PLATA, se acorda avans pentru deplasare unui salariat. In Dispozitia de plata va fi mentionata suma in euro.

In contabilitate, se va utiliza cursul de schimb al BNR din data acordariii avansului pentru deplasare.

542X=5314.EUR 1500 EUR

4.Decontarea avansului

La intoarcerea din deplasare, salariatul va intocmi un DECONT JUSTIFICATIV DE CHELTUIELI. Sumele vor fi trecute in euro, pentru fiecare document la care se refera.

In contabilitate, se va utiliza un cursul BNR din data depunerii decontului.

6XX=542X 1400 EUR

5.Restituire avans

La data decontului, se va intocmi, in speta de fata, DISPOZITIE DE INCASARE si CHITANTA. Documentele vor mentiona sumele in valuta, respectiv in euro.

In contabilitate, se va utiliza un cursul BNR din data depunerii decontului.

5314.EUR=542X 100 EUR

6.Regularizarea diferentelor de curs valutar

In functie de natura rezultatului, venit sau cheltuiala, diferentele de curs valutar se vor inregistra in contabilitate prin intermediul contului 665 Cheltuieli privind diferentele de curs valutar, respectiv 765 Venituri privind diferentele de curs valutar. Operatiunea va fi efectuata in lei.

Inregistrarea veniturilor din diferentele de curs aferente unui decont justificativ:

542X=765

Dupa caz, inregistrarea cheltuielilor din diferentele de curs aferente unui decont justificativ:

665=542X