Reamintiri înainte de scadență, situații centralizate ale facturilor restante și confirmări de încasare — trei automatizări pentru o comunicare mai clară cu clienții.
Urmărirea facturilor presupune mai mult decât identificarea întârzierilor la plată. Clienții au nevoie să știe când se apropie scadența, ce sume mai au de achitat și dacă plata lor a fost înregistrată.
Pentru echipa care gestionează încasările, aceste comunicări înseamnă adesea verificări repetate și e-mailuri redactate manual.
La Soft Systems, am configurat în Nexus ERP trei automatizări care susțin întregul proces: înainte de scadență, în perioada de întârziere și după înregistrarea plății.
1. Notificare înainte de scadență
O reamintire trimisă la timp îi oferă clientului posibilitatea de a-și planifica plata înainte ca factura să devină restantă.
Când se apropie termenul de plată, clientul primește automat un e-mail care include:
- detaliile facturii;
- data scadentă;
- soldul neachitat.
Mesajul are un rol preventiv: aduce în atenția clientului obligația de plată, fără ca echipa să pregătească manual fiecare notificare.
2. Un singur e-mail pentru situația facturilor restante
Atunci când un client are mai multe facturi de achitat, mesajele separate pot îngreuna urmărirea situației. O comunicare centralizată oferă o imagine mai clară.
Automatizarea configurată transmite un singur e-mail, în care informațiile sunt organizate în două categorii:
Facturi restante
Pentru fiecare factură sunt prezentate zilele de întârziere și restul de plată. Clientul poate identifica rapid documentele care au depășit scadența.
Facturi încă nescadente
Acestea sunt afișate separat, pentru a nu confunda sumele deja restante cu cele al căror termen de plată nu a sosit.
La finalul situației sunt evidențiate distinct:
- totalul restant;
- totalul nescadent;
- totalul general de plată.
Notificările sunt trimise clienților cu facturi restante. Un prag configurabil permite excluderea soldurilor mici, astfel încât comunicarea să se concentreze asupra sumelor relevante pentru companie.
3. Confirmarea încasării la validare
Comunicarea cu clientul nu trebuie să se oprească odată cu efectuarea plății.
La validarea încasării în Nexus ERP, clientul primește automat un e-mail de confirmare, cu informații despre:
- suma încasată;
- soldul rămas de plată.
Clientul este astfel informat că încasarea a fost înregistrată și poate vedea dacă mai există o sumă de achitat.
Această etapă completează firesc procesul: reamintire înainte de scadență, informare asupra restanțelor și confirmare după încasare.
Mesaje adaptate companiei dumneavoastră
Automatizarea nu înseamnă că toate companiile trebuie să trimită aceleași mesaje.
Textele, semnătura, aspectul e-mailurilor și regulile de notificare pot fi personalizate în funcție de modul în care compania dumneavoastră comunică cu clienții.
Echipa internă poate rămâne în lista destinatarilor, pentru a urmări comunicările transmise.
Mai puțină muncă repetitivă. Mai multă claritate.
Aceste automatizări reduc nevoia de a redacta manual comunicările repetitive și oferă clienților informații consecvente pe parcursul procesului de plată.
Ele nu înlocuiesc discuțiile directe atunci când sunt necesare, ci susțin comunicarea de zi cu zi cu informații clare și relevante.
Doriți aceste automatizări în Nexus ERP?
Contactați echipa Soft Systems pentru a discuta configurarea potrivită companiei dumneavoastră.
Soft Systems — Automatizări practice pentru procesele de zi cu zi.