Acte primite (NIR)

Acest modul asigura gestionarea facturilor primite de la furnizori. Aici se pot urmari atat facturile primite pentru servicii diverse, cat si facturile de marfa, obiecte de inventar, mijloace fixe, etc. Pentru facturile ce constitue documente de intrare in gestiune se asigura tiparirea Notei de Intrare Receptie, in diferite forme, functie de tipul gestiunii. De asemenea se ofera posibilitatea urmaririi facturilor in functie de agent, delegat, furnizor etc., cu un numar practic nelimitat de selectii.

Accesarea modulului - se face din ecranul principal selectand punctul de lucru dorit (fiind baze de date diferite pe punct de lucru) si  apasand butonul 'Acte primite (NIR)'

Adaugarea unei receptii :

In acceptiunea sistemului Platphorma, factura primite are doua componente :

1.      Antetul si subsolul facturii - ce cuprind data facturii, datele de identificare ale furnizorului, agentul, delegatul etc. ;

2.      Specificatiile facturii - ce cuprind articolele sau serviciile primite ;

Adaugarea unei facturi noi se face apeland butonul 'Adauga' din ecranul 'Receptii'. Elementele ce trebuiesc definite sunt urmatoarele  (cele marcate cu '*' sunt obligatorii) :

1. Elemente de antet si subsol :

  • Data receptiei '*' (ziua - luna si anul fiind date de data generala a sistemului) ;
  • Seria receptiei - se va completa de catre operator dupa factura primita;
  • Numarul NIR *- se va copleta de catre operator sau va fi incrementat automat de sistem ;
  • Tipul intrarii *- poate fi diferita in functie de documentul primar :
    • Factura - caz in care se vor produce miscari la nivelul stocului, furnizorului, jurnalului de cumparari ;
    • Chitanta sau bon fiscal - caz in care se vor produce miscari la nivelul stocului, si  jurnalului de cumparari ;
    • Aviz extern - caz in care se vor produce misacari la nivelul stocului si numai sub configurare la nivelul furnizorului;
    • Aviz intern - caz in care se vor produce miscari numai la nivelul stocului;
    • Bon de lucru - caz in care se vor produce miscari numai la nivelul stocului;
    • Fisa limita - caz in care se vor produce misacari la nivelul stocului;

 

  • Numarul actului - se va completa de catre operator dupa documentul primit; ATENTIE ! IN ACEST CAMP NU SE POT INTRODUCE DECAT NUMERE !
  • Data actului * - se va completa de catre operator in cazul in care data actului difera de data receptiei ;
  • Data Scadenta '*' - trebuie sa aiba formatul zz-ll-aaaa ; ATENTIE ! IN ACEST CAMP NU SE POT INTRODUCE DECAT NUMERE !
  • Curs valutar - se introduce in cazul cand se lucreaza cu pretul de oferta 7 (vezi meniul 'SAL' - Configurare si modul gestiune) sau cu catalogul de preturi ;
  • Furnizorul * - se selecteaza din lista de parteneri ce se deschide prin apasarea butonului 'Alege firma' plasat intre campul de cod si denumire al furnizorului ; Daca utilizatorul cunoaste codul furnizorului il va putea tasta direct in primul  camp de la 'Furnizor' (cod). In acest mod programul va selecta automat furnizorul ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de parteneri' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ;

Daca un furnizor nu exista in lista de parteneri, acesta poate fi adaugat direct din acest modul, utilizand butonul 'Adauga' din fereastra 'Alege firma' (dupa procedura descrisa la Modulul 'Firme Interne') ;

Pe subsolul facturii se pot specifica :

  • Agentul - se va selecta din lista de agenti, prin apasarea butonului 'Agent - Alege Text' sau prin tastarea codului de agent in rubrica 'Cod agent' ;
  • Observatii - operatorul poate introduce un camp text cu anumite observatii specifice ;

Alte elemente cuprinse in 'Antet' / 'Subsol facura emisa':

  • Butonul 'Add. Chitanta' - permite introducerea unei chitante de plata in numerar (pentru cazul in care factura este achitata pe loc - partial sau total) ; ATENTIE ! DE AICI SE VA PUTEA INTRODUCE O SINGURA CHITANTA !
  • Modifica chitanta - permite modificarea  datelor chitantei ;
  • Butonul 'Plati' - permite vizualizarea tuturor platilor ce s-au facut pentru factura respectiva ;
  • Butonul 'Cmd. Pr' - permite inchiderea (soldarea) comenzilor primite (vezi modulul 'Comenzi Primite') ;
  • Butonul 'Scade pret' - permite diminuarea pretului de achizitie, pe intreaga receptie cu un procent specificat de operator ;
  • Butonul 'Repartizare Cheltuieli' - permite repartizarea in pretul articolelor aprovizionate a anumitor cheltuieli ocazionate de aprovizionare (manipulare, transport…)

2. Specificatii :

Pe o receptie (facura primita) se pot adauga doua tipuri de specificatii :

1.      articole (pe stoc) ;

2.      operatiuni diverse (servicii) ;

Pentru adaugarea articolelor, se vor respecta urmatorii pasi :

1.      se apasa butonul 'Adauga articole' din cadrul receptiei ;

2.      se va deschide fereastra ' Specificatie', in care operatorul va trebui sa specifice urmatoarele elemente :

  • Articolul - se selecteaza din lista de articole ce se deschide prin apasarea butonului 'Specificatie' plasat intre campul de cod si denumire al articolului ; Daca utilizatorul cunoaste codul articolului il va putea tasta direct in campul de cod articol. In acest mod programul va selecta automat articolul aprovizionat ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de articole' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ;
  • Cantitatea - se tasteaza de operator (numeric cu 4 zecimale) ; in cazul facturilor storno cantitatea se va tasta cu (-) ;
  • Pretul fara TVA- se tasteaza de catre operator (numeric cu 4 zecimale) ;
  • Daca operatorul cunoaste doar pretul cu  TVA il va introduce in aceeasi rubrica (pret fara TVA) si va apasa butonul 'Pret fara TVA' ; Programul va determina automat pretul fara TVA ;
  • Valoarea fara TVA - este determinata automat de program prin inmultirea cantitatii cu pretul fara TVA ;
  • TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea TVA ;
  • Valoare cu TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea cu  TVA, corelat cu modificarea TVA ;
  • Pret intrare - este afisat automat de program si reprezinta ultimul pret de furnizor ; sub configurare acesta poate deveni invizibil ;
  • Procentul de rabat - se poate completa de utilizator (daca doreste acordarea de rabat), sau poate fi propus automat de sistem in functie de client si/sau articol ;
  • Rabatul - este determinat automat de program ;
  • Pret cu rabat - este determinat automat de program ;
  • Seria / Inceput / Sfarsit - se completeaza de catre operator sau automat de catre sistem daca se lucreaza cu loturi ;
  • Butonul 'Custodie' - se poate apasa pentru selectarea custodiei (in cazul in care se lucreaza cu custodii - vezi modulul 'gestiune - custodii') ;
  • Butonul 'Gestiune' - permite schimbarea gestiunii de facturare pentru cazul in care pe o factura emisa sunt cuprinse specificatii din gestiuni diferite ;
  • Tipul de TVA - este propus in mod automat de program conform definirii articolului in nomenclator (vezi modulul 'Nomenclator articole') ; Poate fi modificat de catre utilizator ;

Pentru a incheia se apasa OK sau se tasteaza ENTER.

OBSERVATII :

PENTRU ADAUGAREA ALTEI SPECIFICATII, SE REPETA PASII DE MAI SUS .

Pentru adaugarea operatiunilor diverse, se vor respecta urmatorii pasi :

1.      se apasa butonul 'Adauga operatiuni diverse ' din cadrul receptiei (al doilea buton de  adauga) ;

2.      se va deschide fereastra ' Specificatie', in care operatorul va trebui sa specifice urmatoarele elemente :

  • Cod operat - se selecteaza din lista de operatiuni diverse ce se deschide prin apasarea butonului 'Specificatie' plasat intre campul de cod si denumire al operatiunii diverse ; Daca utilizatorul cunoaste codul operatiunii il va putea tasta direct in campul de cod operat. In acest mod programul va selecta automat operatiunea ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de operatiuni' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ; Daca operatiunea respectiva nu exista, poate fi adaugata de operator ;
  • Cantitatea - se tasteaza de operator (numeric cu 4 zecimale) ; in cazul facturilor storno cantitatea se va tasta cu (-) ;
  • Pretul fara TVA- se tasteaza de catre operator (numeric cu 4 zecimale); Daca operatorul cunoaste doar pretul cu  TVA il va introduce in aceeasi rubrica (pret fara TVA) si va apasa butonul 'Pret fara TVA' ; Programul va determina automat pretul fara TVA ;
  • Valoarea fara TVA - este determinata automat de program prin inmultirea cantitatii cu pretul fara TVA ;
  • TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea TVA ;
  • Valoare cu TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea cu  TVA, corelat cu modificarea TVA ;
  • Tipul de TVA - este propus in mod automat de program conform definirii operatiunii diverse in lista de operatiuni; Poate fi modificat de catre utilizator ;
  • Butonul 'Cont gestiune' - se poate apasa pentru selectarea centrului de profit asupra caruia se repartizeaza specificatia respectiva (vezi modulul 'centre de cost') ;

Pentru a incheia se apasa OK sau se tasteaza ENTER.

Listarea NIR-ului se face utilizand unul din butoanele de print din cadrul receptiei, in functie de tipul imprimantei si formatul facturii ;

Modificarea specificatiilor unei receptii :

Se face apeland butonul 'Modifica' din cadrul receptiei ;

Stergerea specificatiilor unei receptii :

Se face apeland butonul 'Sterge' din cadrul receptiei ;

Modificarea unei receptii :

Se face apeland butonul 'Modifica' din fereastra 'Receptii' ;

Stergerea unei receptii :

Se face apeland butonul 'Sterge' din fereastra 'Receptii' dupa stergerea tuturor specificatiilor ;

Meniurile modulului 'Receptii':

Receptii:

  • Adauga - adauga receptie;
  • Modifica - modifica receptie;
  • Sterge - sterge receptie;
  • Recitire - reciteste baza de date ;
  • Cauta - cauta o receptie in functie de criteriul dupa care este sortata baza de date (vezi meniul 'sortare');
  • Totaluri - calculeaza totalul listei de receptii;
  • Recalcul - recalculeaza toate receptiile ;
  • Cautare complexa - cauta o receptie dupa unul din criteriile :

-         Numar,

-         Valoare fara TVA,

-         Valoare TVA,

-         Valoare cu TVA.

Receptiile gasite in acest fel vor fi marcate cu '*' in campul Sel ; Pentru a ramane la ecran doar acestea, se va utiliza comanda 'Selectate' din meniul 'Sortare' ;

  • Operatiuni diverse - acceseaza nomenclatorul de operatiuni diverse in care utilizatorul va putea defini acele operatiuni (servicii) ce se 'cumpara' pe facturile primite ; Pasii de urmat sunt :

-         Din fereastra 'operatiuni diverse' se apasa butonul 'Adauga' ;

-         Se vor defini urmatoarele : Codul operat, Explicatia, conturile debitoare si creditoare atat pentru valoarea fara TVA, cat si pentru valoarea cu TVA ; Aceste conturi se pot alege direct din nomenclatorul de conturi prin apasarea butonului 'Cont…' pentru fiecare cont in parte ;

-         Daca nu se doreste contarea operatiunii respective, se va 'debifa' contarea (pentru valoarea fara TVA, TVA sau amandoua);

-         De asemenea se poate specifica semnul contarii si tipul de TVA ce va fi propus implicit ;

-         Daca se doreste repartizarea asupra unui centru de cost sau profit se va apasa butonul 'Cont Gestiune' si se va alege centrul dorit ;

Selectie:

Prin selectie se intelege marcarea inregistrarilor ce respecta o conditie cu '*' in campul 'Sel'. Pentru a ramane la ecran doar inregistrarile marcate se va actiona comanda 'Selectate' din meniul 'Sortare'.

  • Toate - selecteaza toate inregistrarile din ecranul 'Receptii';
  • Nici unul - deselecteaza toate inregistrarile;
  • Invers - inverseaza selectia curenta;
  • Formula - permite selectii complexe, dupa o formula;
  • Un tip - selecteaza doar receptiile ce au tipul egal cu cel specificat de operator;
  • Tip act - selecteaza doar receptiile facute cu un anumit tip de act (factura, aviz etc).

Sortare:

Prin sortare se intelege ordonarea inregistrarilor dupa un anumit criteriu si/sau afisarea la ecran a inregistrarilor care respecta un anumit criteriu.

  • Data - ordoneaza receptiile dupa data emiterii (in luna);
  • Numar - ordoneaza receptiile dupa numar (in luna);
  • Selectate - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea '*' in campul 'sel' ;

Operatiuni:

  • Recalcul receptii - recalculeaza toate receptiile 
  • Fisa sah - realizeaza fisa sah a tuturor receptiilor din lista; Aceasta comanda se poate utiliza si numai pentru receptiile selectate ;
  • Desfasurator receptii - realizeaza un desfasurator ce cuprinde toate specificatiile receptiilor din luna respectiva ; Aceasta comanda se poate utiliza si numai pentru receptiile selectate ;

Note:

  • Un act - permite vizualizarea notei contabile a actului pe care este pozitionat cursorul ;
  • Toate actele - permite vizualizarea notei contabile a tuturor actelor ;
  • Nu se conteaza - inhiba contarea pentru actul pe care este pozitionat cursorul ;
  • Se conteaza - reconteaza un act a carei contare a fost inhibata anterior ;

Jurnal TVA:

  • Nu - blocheaza transmiterea receptiei pe jurnalul de cumparari;
  • Da - permite transmiterea unei receptii blocate anterior, pe jurnalul de cumparari;

SAL:

Acest meniu este rezervat in general producatorului, integratorului sau administratorului de sistem. Nu se recomanda folosirea sa decat la recomandarea expresa a producatorului !

  • Configurare generale - se pot face anumite configurari ale sistemului ; Ecranul de configurare este impartit in urmatoarele submodule :
    • Standard :
      • Sortare acte - dupa numar : documentele primare vor fi ordonate dupa numarul lor ;
      • Sortare acte - dupa data : documentele primare vor fi ordonate dupa data emiterii lor;
      • Cautare firme - dupa cod : partenerii vor fi cautati implicit dupa cod ;
      • Cautare firme - dupa nume : partenerii vor fi cautati implicit dupa denumire ;
      • Cautare articole - dupa cod : articolele  vor fi cautate implicit dupa cod ;
      • Cautare articole - dupa nume : articolele  vor fi cautate implicit dupa denumire ;
      • Cautare articole - dupa grupa : articolele  vor fi cautate implicit dupa grupa ;
      • Numar maxim specificatii facturi - determina numarul maxim de specificatii ce pot fi adaugate in cadrul unei facturi emise ; Numarul specificatiilor ce pot fi adaugate este practic nelimitat - aceasta optiune referindu-se la numarul de specificatii ce pot fi tiparite pe factura ; Acest numar difera in functie de formatul facturii, tipul imprimantei si marimea fontului ales;
      • Zile scadenta - este numarul de zile ce va fi propus implicit pentru scadenta in momentul facturarii ;
      • Adaos bauturi si tigari - procentul ce se aplica la adaos in cazul lucrului cu tipul de reper 'B' - Bauturi si tigari ;
      • Adaos marfuri alimentare - procentul ce se aplica la adaos in cazul lucrului cu tipul de reper 'M' - Marfuri alimentare ;
      • Procent penalizare - procentul ce va fi propus in mod automat pentru calculul penalitatilor ;
      • Conturi implicite casa - seteaza conturile ce vor fi propuse implicit pentru incasarea pe loc a facturilor ;
    • Firme - seteaza ce documente sa fie luate in seama la calculul fiselor analitice de clienti si furnizori ;
    • Diverse - configurari diverse :
      • Inclus in Jurnal TVA - Da : Include toate documentele fiscale emise in punctul de lucru respectiv in jurnalul de TVA ;
      • Inclus in Jurnal TVA - Nu : Exclude toate documentele fiscale emise in punctul de lucru respectiv din jurnalul de TVA ;
      • TVA - Automat : Toate documentele emise in punctul de lucru repectiv vor fi propuse ca purtatoare de TVA ;
      • TVA - Scutit : Toate documentele emise in punctul de lucru repectiv vor fi propuse ca scutite de TVA ;
      • Lucru in valuta - Lei : Va propune automat pretul de vanzare in lei (Vezi Preturi din modulul gestiune) ;
      • Lucru in valuta - Pret 7 : Va propune automat pretul de vanzare in valuta  (Vezi Preturi din modulul gestiune) ;
      • Lucru in valuta - catalog : Va propune automat pretul de vanzare conform catalogului de preturi ;
      • Moneda de lucru - seteaza valuta in care se va lucra ;
      • Mesaj stoc negativ - Da : avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
      • Mesaj stoc negativ - Nu : nu avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
      • Mesaj stoc negativ - Blocare : avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
      • Inchidere Comanda Auto - Da:  Inchide automat comenzile primite in functie de factura emisa ;
      •  Verifica existenta comanda - Da : verifica existenta comenzii primite de la beneficiarul selectat in antetul facturii ; daca comanda nu exista, facturarea articolelor respective va fi inhibata ;
      • Vizibil pret  furnizor pe factura - Da : permite vizualizarea pretului de furnizor pentru articolul selectat in momentul facturarii ;
    • Print format - permite setarea campurilor ce se vor tipari la listarea facturii utilizand butonul 'Print format' din factura, cat si coordonatele de imprimare ;