Solutia de management al relatiilor cu clientii (CRM) ofera instrumentele si functionalitatile necesare creerii si mentinerii unei imagini clare asupra clientilor, inca de la primul contact. Toate documentele, actele fiscale, observatiile si interactiunile cu un client sunt memeorate in sistem si pot fi consultate in sistem unitar din acest modul, de catre toti angajatii cu acest drept.
Sistemul CRM ofera functionalitati usor de utilizat, pentru a optimiza modul în care departamentele de vânzari si marketing atrag clienti noi, administreaza campaniile de marketing gestioneaza activitatile de vânzari. In acest fel sistemul CRM poate ajuta angajatii sa ia decizii mai bune si sa obtina o viziune mai clara asupra clientilor.
Pentru a pastra date dintre cele mai diverse despre clienti se pot definii formulare de informatii. Aceste informatii pot fi foarte diverse atat ca tip cat si ca numar. Ele pot fi de tip numeric, text, data sau inregistrari din alte tabele din baza de date. Editarea acestor formulare de informatii este foarte simpla, iar pe baza lor se pot obtine rapoarte complexe.
Gestiunea documentelor - orice hartie sau fisier care provine dintr-o interactiune cu clientii poate fi memorata in sistem fie prin scanare fie prin atasare directa. Orice document poate fi modificat ( de exemplu un anumit contract in curs de negociere ), pastrandu-se toate versiunile create in timp de diversi operatori. Aceste documente pot fi consultate imediat din sistemul CRM, dar si din modulul de generare al actelor din sistemul ERP.
Campaniile de marketing memoreaza atat materialul trimis catre clienti ( sub forma de documente ), cat si listele de parteneri carora le-a fost distribuit. Aceste liste de parteneri pot fi preluate apoi de sistemul de politici de pret, pentru a li se oferi diverse discounturi sau preturi speciale, daca prin campania de marketing respectiva li s-a promis acest lucru.
Sistemul WEB-CRM ofera functii pe internet de gestionare a informatiilor legate de client. Astfel pot fi publicate pe internet facturile neincasate de la diversi clienti, care pot sa le consulte. Pentru angajati pot fi publicate liste de acte care pot fi consultate de oriunde s-ar afla. Si nu in ultimul rand, sistemul permite publicarea unui magazin virtual cu produsele dorite, afisand poza lor daca este disponibila. Clientii autorizati pot sa intre prin autentificare si sa comande aceste produse.
Gestiunea documentelor
Pentru o evidenta strica a documentelor, este importanta inregistrarea lor la intrarea in societate. Ele primesc in acel moment un numar unic de inregistrare, si sunt stocate automat in baza de date a sistemului. Daca documentul vine pe suport de hartie ( scrisoare, fax ), el se va scana si aceasta copie scanata a lui va fi memorata in baza de documente. Daca vine in format electronic, el va fi memorat direct in baza de documente, pastrandu-se si informatia de cale. Un document poate fi compus din mai multe fisiere - exemplu un contract ce vine prin posta si are mai multe pagini. Totodata documentului i se atasa numarul de inregistrare si va fi indosariat in dosarul selectat in ordinea numarului. In acest fel ragasirea lui va fi simpla. Se va cauta in baza de date functie de anumite criterii de selectie, apoi se va vizualiza si pe baza numarului poate fi gasit fizic in dosar. Daca se va vrea doar o copie el va fi tiparit direct din calculator.
Se intra in modulul "Documente"
Adaugare unui nou document se face adaugand butonul ADAUGA din lista documentelor. Sistemul ne va cere sa specificam clasificare in care se va incadra, apoi dosarul in care va fi stocat. Dupa introducerea acestor date, va aparea urmatoarea fereastra :
Unui document i se pot atasa mai multe fisiere, fie selectandu-le de pe hardisck-ul calculatorului, fie scanandu-le direct :
Adauga fisier existent - programul va deschide o fereastra sistem in care vom putea selecta fisierul dorit pentru a fi atasat documentului. La intrare, fisierul va primi un numarul de versiune 1, si va fi copiat in baza de documente.
Scanare - pentru documentele existente pe hartie ce trebuie scanate. Programul va deschide o fereastra de scanare apoi va cere numele fisierului ce va fi salvat pe calculator si apoi copiat in baza de documente.
Vizualizare - programul va deschide fisierul selectat, cu programul specific extensiei atasate, considerand ca vrem doar sa-il vizualizam.
Descarca pentru modificare - programul va descarca fisierul selectat din baza de date, generand o noua linie identica in tabel dar cu un numar de versiune marit cu unu. Noul fisier va fi salvat pe calculatorul curent, gata pentru a fi modificat, avand campul "stare" cu valoarea "SPRE MODIFICARE". Dupa modificarea acestuia se va da comanda "Salveaza fisier modificat/creat". In acest moment noul fisier va ajunge in baza de date.
Sterge Fisier - programul va sterge fisierul selectat atat din lista cat si din baza de documente.
Adauga cunostinta - adauga un fisier din baza de cunostinte prin copiere in baza de date de documente ( fisierele din baza de cunostinte nu vor fi afectate ).
Creaza fisier nou - putem crea direct de aici fisiere noi de diverse tipuri.
Pentru functionarea acestui modul trebuie facute urmatoarele configurari si setari :
SERVER
Se stabilieste calculatorul care va fi serverul de documente ( trebuie sa fie cu Windows ). Se incarca baza de date "firma0/doc0.sql" intr-o baza de date ce se va chema lafel cu baza de date mare urmata de "_doc". Daca baza se numeste "firma2", baza de documente se va numi "firma2_doc".
Se intra in program si se introduc urmatoarele configurari :
NUMEDOC firma2_doc
IPDOC 192.168.0.99 -> indica adresa de ip a servarului de documente pentru baza de date; nu se va folosi 127.0.0.1, deoarece aceasta configurare este folosita de toate calculatoarele
USERDOC admin
PASSDOC 123456
IPFTPSERVER 192.168.0.99 -> indica adresa de ip a servarului de ftp; nu se va folosi 127.0.0.1, deoarece aceasta configurare este folosita de toate calculatoarele
CALEFTPSERVER firma2/docrsoft/ftp -> este calea de pe calculatorul server unde vor fi copiate fisierele inainte de memorarea in baza de date. Pentru functionarea corecta trebuei sa existe si subdirectorul "firma2/docrsoft/ftpr".
DRIVEFTPSERVER F: -> indica drive-ul care, impreuna ce calea de mai sus, indica locul unde vor fi salvate fisierele !! Trebuie sa coincida cu drive-ul unde se gaseste fisierul "ftpserver.exe" ( deocamdata )
Se lanseaza apoi in executie fisierul "ftpserver.exe" .
Formulare de informatii
Formularele de informatii contine datele definite de utilizator despre un anumit partener. Acestea pot fi de tip numeric, text, data sau inregistrari din baze de date. Toate datele dintr-o anumita categorie pot fi grupate in formulare distincte ( de exemplu domenii de activitate, matreriale promotionale de marketing, informatii angajati, etc... ).
Dupa selectia unui formular, informatiile vor fi afisate in tabelul de jos:
MATERIALE PROMOTIONALE DA / NU
VITRINA FRIGORIFICA DA / NU
NUMAR VITRINE numeric
RAFT RECLAMA DA / NU
NUMAR RAFTURI numeric
OBSERVATII text
PERSOANA CONTACT se alege din baza "PERSCONTACT"
Aceste informatii pot fi editate apasand butonul "Editare informatii" :
Informatiile se completeaza direct in tabel. Modalitatea de completare depinde de tipul informatiei ( numeric, text, alegere dintr-o baza de date etc...).
Adaugarea unui nou formular de informatii
Sa presupunem ca vrem sa culegem despre anumite firme urmatoarele informatii :
MATERIALE PROMOTIONALE DA / NU
VITRINA FRIGORIFICA DA / NU
NUMAR VITRINE numeric
RAFT RECLAMA DA / NU
NUMAR RAFTURI numeric
OBSERVATII text
PERSOANA CONTACT se alege din baza "PERSCONTACT"
Pentru asta vom creea un nou formular numit "Informatii marketing", prin apasarea butonului "Definire alte formulare"
Trecem, apoi la definirea informatiilor din formular :
Se deschide o fereastra ce va contine toate informatiile din formular. Selectam functia adauga si introducem prima informatie :
Deoarece aceasta informatie este de tip lista de valori, selectam corespunzator tipul informatiei, apoi alegem lista de valori dorita :
In final aceasta informatie va arata astfel :
Se definesc pe rand celelalte informatii, avand grija sa alegem corect tipul :
Pentru informatia de tip camp din baza de date, se alege tipul astfel :
Apoi se alege lista din care dorim selectia ( in cazul nostru PERSCONTACT ) :
Apoi selectam campurile ce dorim a fi afisate ( maxim trei ) :
In final fereastra va arata astfel :
Adaugarea informatiilor la un partener :
Se alege formularul dorit, apoi se apasa "Editare informatii"
Sistemul va afisa formularul si vor completa campurile direct pe formular :
